内蒙古自治区质量技术监督局公文处理办法

云深处

第一章 总 则


     第一条 为规范公文处理工作，提高公文质量，依据《国家行政机关公文处理办法》和《国家质检总局公文处理办法》，结合我局实际情况，制定本办法。

第二条 本局的公文，是本局在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，必须做到及时、准确、安全。

第五条 在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家保密安全。

第六条 本局各级负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对公文处理工作的领导和检查。

第七条 本局办公室是公文处理的管理机构，主管本局机关的公文处理工作，并负责指导直属单位的公文处理工作。

第二章 公文种类、形式及使用范围

第八条 本局公文种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）公告

适用于向社会宣布重要事项或者法定事项。

（三）通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。

（四）通知

适用于发布一般性行政管理办法及规范性文件，批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（五）通报

适用于表扬先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（六）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（七）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（八）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（九）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十一）会议纪要

用于记载、传达会议精神和议定事项。

第九条 根据行文规则，本局发文分为以下几种：

（一）中共内蒙古自治区质量技术监督局党组文件

党 组文件由办公室统一编号，发文字号为“内质监党组发 〔 20 ××〕×号”并加盖党组印章。下列事项制发党组文件：

1. 向内蒙古自治区党委的请示、报告；

2. 向自治区党委组织部、纪委、党工委报送党组民主生活会情况以及学习贯彻自治区党委有关决定的情况；

3. 需要以局党组名义向自治区党委有关部门行文或联合行文的事项；

4. 经局党组研究决定需要贯彻执行的重大事项；

5. 转发或批转党的机关公文，以及通知有关重要事项和党的组织机构处级干部任免等；

6. 其它需要以党组名义办理的有关事项。

（二）内蒙古自治区质量技术监督局文件

局发文件由办公室统一编号，发文字号为“内质监×发 〔 20 ××〕×号”并加盖局印章的公文。下列事项制发局文件：

1. 向内蒙古自治区人民政府、国家质检总局请示、报告；

2. 发布自治区质量技术监督行政管理办法及规范性文件；

3. 印发全局性工作纲要、计划、有关决定、政策措施及其它重要工作安排；

4. 本局管理的干部任免、备案和涉及质量技术监督机构、编制的通知；

5. 全系统经费预算、经费划拨、技术改造、固定资产等事项安排和计划；

6. 本局对单位、个人的奖惩决定；

7. 有关业务方面全局性重大工作部署；

8. 转发自治区政府、国家质检总局文件，转发国家认监委、标准委全局性重要文件；

9. 与自治区政府有关部门联合发文；

10. 其它需要以局名义行文的重要行政事务。

（三）内蒙古自治区质量技术监督局发函

局发函是指使用“内蒙古自治区质量技术监督局”文头，由办公室统一编号，发函字号为“内质监×函〔 20 ××〕×号”并加盖局印章的公文。下列事项制发局函：

1. 向自治区政府有关部门和其它不相隶属的机关商洽工作，询问、答复有关业务工作，请求批准有关事项；

2. 一般性、专业性工作安排；

3. 需要系统内周知、遵守或办理的一般性事务；

4. 转发自治区有关部门或国家质检总局各室、司、局文件，转发国家认监委、标准委专业性文件；

5. 对涉及面较小的有关质量技术监督事项的批复等；

6. 其它需要以局名义行文的一般行政事务。

第十条 局机关党委、自治区纪委驻我局纪检组、监察室发文，分别按照中央办公厅《中国共产党机关文件处理条例》和中纪委、监察部的公文处理办法及发文规程的有关规定独立行文。因工作需要制发局文件时，应遵守本办法规定。

  

第三章 公文格式

第十一条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部分组成。

（一）秘密等级和保密期限 。涉及国家秘密的公文应当在文头上方标明密级，其中，“绝密”、“机密”公文应当在文尾标明共印份数，在文头标明份数序号。密级的确定应按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和《质量监督检验检疫工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》执行。在确定密级的同时，应确定保密期限。

（二）紧急程度 。紧急公文应分别标明“特急”、“急件”。

（ 三）发文机关标识。 发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。联合行文的文头和落款由联合行文的各机关按程序排列，主办机关应当排列在前。

（四）发文字号。 发文字号包括机关代字、年份、序号，代字在前，年份居中，序号在后。联合行文只标明主办机关发文字号。

（五）签发人。 报上级机关的公文，应当标注签发人姓名；联合上报的公文，要按发文机关标识的顺序注明联合上报机关的会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题。 应当准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关、事由和发文种类组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

转发上级机关的文件，不能以上级机关文件的发文字号代替文件标题，如标题过长，可概括内容、压缩文字。

（ 七）主送机关。 主送机关指公文的受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。

“通告”、“会议纪要”不标主送机关。

（八）附注说明。 公文如有附件，应在正文之后，发文机关之前，注明附件顺序和名称。

（九）印章。 除“会议纪要”以外，一律加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

（十）成文日期。 一般以负责人签发的日期为准，两个以上机关联合发文，以最后一个机关负责人签发日期为准。

（十一）附注 。公文如有附注（需要说明的其它事项），应当加括号标注。

（十二）主题词。 文件起草人应当按照《国家质量监督检验检疫总局公文主题词表》标注主题词。在标引公文主题词时，凡遇到“主题词表”内没有但又必须标引的语词，可以先标引，但须在该语词后加（△）。主题词一般不超过五个。

（十三）抄送机关 。抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。一般上级机关排在前面，然后是不相隶属机关、下级机关和事业单位。

第十二条 公文文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排版。

第十三条 公文中各组成部门的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》（ GB/T9704-1999 ）国家标准执行。

第十四条 公文用纸采用国际标准 A4 型（长 297 毫米 、宽 210 毫米 ），左侧装订，张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

  

第四章 行文规则

第十五条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十六条 本局在职权范围内，可以与自治区政府各部门互相行文，可以向下一级政府的有关业务部门行文，除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

第十七条 本局可以与自治区党委、政府各部门、同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。联合行文应当明确主办部门。

第十八条 本局与自治区党委、政府各部门之间，以及局内各处室之间对有关问题未经协商一致的，不得向下行文。

第十九条 向本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

第二十条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，并由该主送机关负责答复；需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

“报告”、“意见”不得夹带请示事项。

第二十一条 除上级机关负责人直接交办的事项外，下级各单位不得以本机关、本单位名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第二十二条 区局机关各处室、所属各单位，未经局领导批准，不得以局名义对外行文。

  

第五章 发文办理

第二十三条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二十四条 草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策和规定，符合现行规章制度。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）国名、地名、人名、品名、数字、引文准确。引用外文应当标明中文含义。引用公文应当先引标题，后引发文字号，日期应当写明具体的年、月、日。

（五）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“ 1. ”，第四层为“（ 1 ）”。

（六）应当使用国家法定计量单位。

（七）文内使用非规范化简称，应当先用全称，并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（八）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉文外，应当使用阿拉伯数字。

（九）在报有关负责人和领导审核、签发时，拟稿人须把形成文稿有关的文字资料和拟稿的依据附在文稿之后。

（十）报送自治区党委、政府和国家质检总局的文件，一般不超过 3000 字，超过的须写出摘要。

第二十五条 公文由承办人起草，经本处室负责人核稿后，在送本局机关负责人签发前，应当先由局办公室进行审核。审核把关的重点是：是否确需行文；行文方式是否妥当；公文格式是否正确；提出的观点和要求解决的问题是否符合党和国家的方针、政策、法律、法规；部署工作提出的措施和要求与现行政策及有关业务工作规定和安排是否矛盾；是否符合实际、切实可行；文件内容是否准确；文字表述是否严谨；语气是否得体；书写是否规范、清晰；所附背景材料是否齐全。

第二十六条 局内各处（室）草拟的文稿如涉及局内其它处（室）的业务，要在送办公室审核前会签有关处（室），与会签处（室）尽可能取得一致意见。

（一）会签处（室）如对会签的文稿无不同意见，应由会签处（室）负责人在会签栏内签字，再由主办处（室）负责人核稿后送办公室审核。

（二）会签中如有不同意见，会签处（室）应将所提意见连同原稿一并退主办处（室），主办处（室）与会签处（室）协商取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办处（室）的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办处（室）可以列明各方理据，提出建设性意见后送办公室审核报请局领导裁定。

（三）局直属事业单位需要以局名义发文的，应由该事业单位负责起草文稿，并由该事业单位主要负责人审核签字后，报局对口业务处室、局办公室审核把关，呈分管局长签发，若涉及两个或两个以上处室，则按前两款会签。

第二十七条 需要会签外单位的文稿，主办处（室）应事先就文稿内容同外单位协商一致。会签的文稿经局领导签发后，由主办处（室）送签。外单位无意见即可付印。如外单位提出不同意见，主办处（室）应与会签单位协商，如仍有分歧，主办处（室）可以列明各方理据，提出建设性意见，报局领导裁定或请上级机关协调或裁定。

第二十八条 外单位来本机关会签文稿，由办公室根据职责分工确定主办处（室），并由主办处（室）承办。如文稿内容涉及两个或两个以上处（室），由主办处（室）协商有关处室会签。如无不同意见，由主办处（室）报分管局领导签批并由办公室登记后送出。如有不同意见，应由主办处（室）以局函形式草拟答复意见，送局办公室审核并报局领导签批后送出。

第二十九条 公文的签发

（一）局发上行文件，由局主要领导或主持工作的领导签发，其它局发文件、局函、与其它部门的联合发文及需要我局会签的文件，由局长或主管副局长签发。局务会议纪要、局长办公会议纪要、专题会议纪要由会议主持人签发。不得将未经局办公室审核的文件直送局领导签发。

（二）局领导人签发文件时，应当签署意见，并写上姓名和审批时间；其他领导圈阅的，应当视为同意。

（三）公文签发后，原则上不允许改动。如必须改动，由提出改动的单位或个人请示签发人同意后方可修改。

第三十条 办理公文应严格时限。对急件、特急件要随到随办，其中特急件办理时间每个处（室）最长不超过 2 小时，急件不超过半个工作日。超过规定期限的公文，主办处（室）应说明原因。

第三十一条 公文正式印制前，局办公室文秘人员应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。复核后，由文秘人员填写发文字号，方可正式引制。

第三十二条 公文的校对，由起草单位承担。校对者要认真核校，并签署姓名、日期。

第三十三条 公文拟稿、核稿、审核、签批应使用蓝黑墨水、碳素墨水或墨汁书写，严禁使用纯蓝色笔、圆珠笔、铅笔、彩色笔等书写，不得在文稿装订线外书写。

第三十四条 文件起草人应准确核算、填写文件印制数量。局发文件要由局办公室负责分送各位局领导每人 1 份。向自治区党委、政府报送的“请示”、“报告”各 5 份；向国家质检总局报送的“请示”、“报告” 2 份，本局存档文件、函 2 份。

  

第六章 收文办理

第三十五条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。收文工作的指导思想是“及时、准确、保密、安全”。

第三十六条 局办公室统一负责公文接收，核查来文单位、件数、时限要求，确认无误后方可签收，注明签收人和签收日期。签收绝密件时，还应登记公文序号。

第三十七条 办公室应按公文分类进行登记并填写文件处理单。公文登记应标注收文序号、日期、文号、标题、份数及分转单位等。登记时应在文件右上角加盖我局收文印章。

第三十八条 收到下级机关和其它部门报来的需要办理的公文，办公室应当进行审核。

审核的重点是：是否应由本局办理；是否符合行文规则；文种使用、公文格式是否规范。

对不符合规定的公文，经办公室主任批准后，退回呈报单位并说明理由。

第三十九条 经审核，对符合规定的公文，由办公室提出拟办意见，送本局机关负责人批示后交有关处室（单位）办理。需要两个或两个以上单位办理的公文，应当明确主办单位，由主办单位协调办理。紧急公文须明确办理的时限。

第四十条 承办单位收到交办的公文后，应当按规定的时限要求及时办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回办公室并说明理由。

第四十一条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办单位应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办单位主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可报请局领导协调或裁定。

第四十二条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其它审批人圈阅视为同意；无请示事项，圈阅表示已阅知。

第四十三条 本局领导批示或者交有关单位办理的公文，办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

  

第七章 公文归档

第四十四条 公文办理完毕后，各处（室）应当根据《中华人民共和国档案法》进行整理（立卷），并于次年 4 月底以前移交办公室集中统一归档。个人不得保存应当归档的公文。

第四十五条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷）、归档，要保证公文的齐全、完整，便于保管和利用。

第四十六条 联合办理的公文，属我局主办的由主办单位整理（立卷）、归档，其它部门主办的，办公室保存复印件或其它形式的公文副本。

第四十七条 归档范围内的公文应当确定保管期限。

第四十八条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章 公文管理

第四十九条 公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第五十条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，根据需要，经局领导批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。

第五十一条 公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第五十二条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第五十三条 公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第五十四条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经局领导批准可以销毁。

第五十五条 销毁秘密公文应当到指定场所由 2 人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第五十六条 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文移交、清退。

  

第九章 附 则

第五十七条 本办法自 2003 年 1 月 1 日起 施行。